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WBS – la Work Breakdown Structure e la scomposizione del lavoro. 2/3

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WBS e la regola del 100%

Per sviluppare una WBS è necessario seguire delle regole, tra queste la più nota è la «Regola del 100%», che recita: “la WBS deve includere tutto il lavoro progettuale, senza escludere nulla, e tutto il necessario alla sua realizzazione”.
La regola del 100% si applica a tutti i livelli della gerarchia: la somma del lavoro di un livello inferiore deve essere uguale al 100% del lavoro rappresentato dal suo livello superiore, inoltre la WBS non dovrebbe includere lavori al di fuori dei confini del progetto, cioè non può includere più del 100% del lavoro. Ciò che non è inserito nella WBS non fa parte del progetto, a meno che non si renda necessario rivedere l’intero progetto e quindi avviare una nuova fase di progettazione e pianificazione. Tra l’altro, il valore della WBS per il successo del progetto risiede esattamente nel fatto che dovrà essere eseguito solo ed esclusivamente il lavoro descritto nella sua struttura ad albero gerarchico; ciò significa che non potranno essere pianificate, contabilizzate e assegnate (in termini di responsabilità) attività non descritte nella WBS. In altri termini, se non è presente nella WBS non si deve realizzare.
Un importante quesito che ci si pone durante la realizzazione di una WBS è quando la scomposizione del lavoro è terminata, cioè, come capire che si è arrivati alla definizione delle attività terminali (work package WP) e dunque fermarsi oppure, occorre procedere ulteriormente. Innanzitutto, occorre chiarire che non esiste una regola circa il numero di livelli da sviluppare, la decomposizione dovrebbe spingersi fino a raggiungere un livello di dettaglio necessario alla pianificazione al monitoraggio e al controllo del progetto.
Anche se ci sono delle indicazioni che aiutano a capire quando si è in presenza di un’attività finale, un work package dovrebbe possedere delle qualità che riguardano: gestibilità, controllabilità, misurabilità e l’esclusività.

Work Package

Gestibilità: occorre evitare di definire attività con durate troppo brevi (per evitare che il progetto abbia un numero elevato di attività che risulterebbero difficilmente gestibili), o attività con durate troppo lunghe (per evitare di far trascorrere troppo tempo prima di avere un riscontro di anomalie e non essere più in grado di avviare le necessarie azioni correttive). Anche se occorre considerare le dimensioni del progetto, si preferisce che le attività abbiano durate di pochi giorni o di qualche settimana.
Controllabilità: significa che dovrà esistere una sola persona responsabile (parliamo di responsabilità finale) della qualità, dei costi e dei tempi dell’attività. Se un’attività necessita di due responsabili è opportuno scomporla ulteriormente.
Misurabilità: la misurazione deve poter avvenire senza equivoci. La misura del raggiungimento dell’obiettivo deve essere un fatto oggettivo, e non una valutazione soggettiva. Significa che la descrizione dell’attività e della sua documentazione deve dichiarare, in modo chiaro, ciò che l’attività deve realizzare, così da capire facilmente se l’obiettivo è stato raggiunto o quanto manca al suo raggiungimento.
Esclusività: è fondamentale che non ci siano sovrapposizioni (ogni attività della WBS deve essere definita nei suoi limiti). Una mancata unicità o una sovrapposizione di un elemento della WBS creerebbe una duplicazione di attività, una ambiguità nelle assegnazioni di responsabilità e una confusione nell’identificazione e nel controllo delle spese di progetto.

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