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UN PROGETTO È COMPLESSO O COMPLICATO ?

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Per descrivere un’iniziativa progettuale usiamo il termine “complesso” che sebbene sia ampiamente utilizzato nel linguaggio colloquiale è spesso confuso con il termine “complicato”.

UN PROGETTO È COMPLESSO O COMPLICATO ?

Come è riconosciuto dagli esperti del settore e dall’ampia letteratura specialistica, un progetto – indipendentemente dalla sua natura e dimensione – è un sistema complesso.
Anche se il progetto può essere suddiviso in specifiche fasi per rendere più “semplice” la gestione, rimane la sua vasta concatenazione di processi e piani che si svolgono nel tempo e l’ampio intreccio di comunicazioni e di relazioni che le persone devono sostenere per realizzare i prodotti o servizi per i quali è stato intrapreso.
Il termine “complessità” di progetto, quale caratteristica dell’iniziativa progettuale, viene di solito fatta coincidere con le dimensioni del progetto e al suo grado di incertezza. Ma le diverse organizzazioni, molto spesso, misurano la “grandezza” di un progetto in modi differenti, e quindi può capitare che un progetto sia complesso per un’organizzazione ma lo stesso progetto può risultare meno, o per nulla, complesso per un’altra organizzazione. Allo stesso modo un progetto molto grande di cui si conoscono le criticità, potrebbe non essere più complesso di un altro più piccolo ma incerto.
Diverse organizzazioni hanno differenti concetti di “grandezza” e diversi atteggiamenti nei confronti del rischio di progetto, e queste diverse opinioni e/o propensioni conducono le organizzazioni a considerare lo stesso progetto con un diverso grado di “complessità”.
Questa chiara difficoltà nel definire in modo oggettivo la dimensione di complessità di un progetto, a causa delle forti interazioni tra i fattori che lo caratterizzano (budget, tempi, novità, team, relazioni …ecc.), contribuisce ad una definizione più soggettiva e fortemente intuitiva della complessità.

COMPLESSO vs COMPLICATO

Spesso usiamo i due termini in modo intercambiabile anche se hanno significati diversi. Per comprendere la differenza di significato dei due termini, occorre risalire all’analisi etimologica delle parole. Complicato deriva dal latino “cum plicum” richiama la piega del foglio, che deve essere “spiegato” per poter essere compreso. Il termine complesso deriva dal latino “cum plexum” e significa trama, tessuto. Un tutt’uno, come quello di un tessuto, che non si può disfare senza che si perda la sua stessa natura. Infatti, se di un tessuto sciogliamo i nodi dell’intreccio, ci rimarranno i fili con cui è stato composto e perderemo la natura della trama.
Una macchina, un motore sono sistemi complicati mentre la società, il cervello o un’azienda sono sistemi complessi.
La macchina e il motore, attraverso una decomposizione, possono essere “smontati” in parti che diventano man mano più gestibili, più semplici. In questi casi il comportamento del sistema è il risultato dalla somma dei comportamenti delle parti.
In sintesi potremmo dire che ad un sistema complicato mancano alcune caratteristiche, come quelle biologiche, per essere definito complesso e dunque, un sistema è complesso per le sue caratteristiche “connaturate” mentre un sistema è complicato per ragioni artificiose.
Anche gli approcci di analisi a questi sistemi sono diversi. Per spiegare un sistema o un problema ritenuto “complicato” vi è un approccio di tipo analitico: il problema viene suddiviso in parti, le quali vengono studiate, analizzate in modo da individuare la soluzione.
Al contrario i sistemi complessi richiedono un approccio di tipo sistemico. L’intera struttura non può essere compresa analizzando i singoli elementi, ma occorre un approccio che consenta di avere una visione della totalità delle relazioni; c’è bisogno di avere una visione completa delle varie connessioni e quindi occorre considerare l’intero.

Anche se non è facile, e forse nemmeno possibile, definire in modo preciso un sistema come complesso o come complicato, comunque un progetto presenta proprietà tipiche di un sistema complesso, tra le quali:
– ha una struttura a rete: i processi formano una rete interconnessa di relazioni;
– è un sistema aperto: scambia informazioni e risorse con l’ambiente circostante;
– è caratterizzato da un alto numero di elementi: molti stakeholder;
– relazioni non lineari: non esiste una proporzionalità lineare tra le relazioni degli stakeholder;
– è dinamico: reagisce agli “stimoli”, si evolve adattandosi.
– Feedback positivi e negativi: il risultato di un processo influenza il processo stesso.
– si auto-organizza: si organizza in livelli gerarchici;
– comportamento spesso discontinuo: inefficienze, tensioni;
– apprendimento dall’esperienza: lessons learned

Appare dunque chiaro che comprendere la “complessità” di un progetto è fondamentale per poterlo impostare in modo corretto e gestirlo con successo, ma la “complessità” non è legata soltanto alla difficoltà o alla dimensione tecnica, esiste infatti un altro ambito di complessità, insito nella natura stessa di un’iniziativa progettuale, quello di gestione.

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