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Business sponsor, utente finale, manager funzionale, esperti del settore, executive, business visionary, ovvero: Project Stakeholder

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Stakeholder di progetto

Gli stakeholder di progetto non sono solo i membri del team che gestiranno le attività progettuali e realizzeranno la soluzione o il prodotto per il quale è stato avviato il progetto. Gli stakeholder di progetto sono tutte le persone che direttamente o indirettamente sono coinvolti nelle attività di progetto. Pertanto, rientrano in questa “categoria”: il project manager; gli utenti finali attraverso i quali l’azienda otterrà i benefici derivanti dal progetto; lo sponsor che ha voluto il progetto all’interno dell’azienda; il cliente che commissiona il lavoro; membri e manager di altri progetti che dipendono dal progetto in questione; fornitori, partner commerciali e consulenti che forniranno un loro contributo durante la realizzazione delle attività progettuali; altri membri dell’azienda il cui lavoro potrà essere influenzato dall’output del progetto; persone estranee al progetto che hanno una visione particolare degli obiettivi di progetto e che, sostenendo le proprie necessità, possono impedirne lo svolgimento.

Anche se il ruolo di questi dovrà essere affrontato caso per caso e potrà essere differente nei diversi progetti, sta di fatto che ognuno di loro potrà influenzare o essere influenzato da una decisione, partecipare attivamente alle attività di progetto o non intervenire direttamente ma mostrare interesse alle varie attività o risultati, avere idee diverse riguardo agli aspetti più importanti del progetto.
Tutti questi, anche se compongono una categoria ampia e eterogenea, hanno dunque diverse caratteristiche comuni, quali: di non essere nominati dal responsabile di progetto; anzi il project manager, con attività piuttosto impegnative, dovrà identificarli, censirli, classificarli al fine di raggiungere un adeguato livello di soddisfazione di tutti gli stakeholder, dal momento che la soddisfazione di questi è uno dei principali obiettivi di progetto.
Per questo motivo che un project manager deve occuparsi da subito degli stakeholder di progetto e la loro identificazione dovrebbe avvenire al più presto.

Coinvolgere gli stakeholder di progetto

Già nella fase inziale un project manager dovrebbe esaminare la documentazione disponibile sia per capire l’ambito di progetto sia per individuare gli stakeholder, in particolar modo quelli che hanno un certo potere dentro o fuori dell’organizzazione. Nei riguardi di questi il project manager dovrà avere una particolare attenzione, un loro corretto coinvolgimento può fare la differenza tra il successo o il fallimento del progetto. Gestire gli stakeholder non significa solo avviare una comunicazione efficace ed efficiente, ma dovrebbe significare soprattutto coinvolgimento, o per meglio dire engagement. Il project manager dovrebbe ingaggiare non solo gli stakeholder positivi (i favorevoli al progetto), ma anche quelli negativi e in particolar modo con questi che occorre stabilire un rapporto più aperto e onesto che punti a dimostrare la validità degli obiettivi di progetto e le ragioni strategiche dell’organizzazione.

Dunque, non solo una comunicazione attenta e accurata, ma un ‘engage’ che consentirà al project manager di coinvolgere tutte le parti coinvolte e assicurare un loro contributo con piena consapevolezza dell’importanza del loro ruolo nel processo di cambiamento attivato dal progetto.

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