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Project Management vs gestione delle attività di routine

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Project Management VS Operations

Qualsiasi azienda, sia pubblica che privata, indipendentemente dalla sua tipologia o dalle sue dimensioni deve riuscire a bilanciare due esigenze: svolgere tutte quelle attività che rientrano nella pratica quotidiana comunemente note come “normale amministrazione” (operations) quali i rapporti con i clienti e con i fornitori, la produzione, la qualità dei prodotti e/o dei servizi sviluppati ecc. e parallelamente deve pianificare il futuro, introdurre i necessari cambiamenti aziendali per essere continuamente competitiva, deve cioè provvedere alla gestione di progetti. Sono i progetti che difatti introducono i cambiamenti in una organizzazione.

La globalizzazione, i repentini cambiamenti politici, economici, sociali, tecnologici e normativi hanno richiesto cambiamenti aziendali sempre più continui e di conseguenza che i progetti non fossero più un evento straordinario o occasionale. L’attuale condizione economica – sociale ha dunque richiesto a tutte le organizzazioni che la loro attenzione si concentrasse sul conseguimento di un equilibrio tra la gestione delle Operation e il Project Management, in virtù di una continua necessità di cambiamento organizzativo introdotto con i progetti.

Che differenza c’è tra Progetti e Operations?

Anche se le attività progettuali possono essere realizzate dalle stesse persone che svolgono le attività di routine ci sono delle differenze sostanziali tra la gestione delle attività quotidiane e la gestione di un progetto. Le attività di routine sono iniziative continuative e producono output ripetitivi. I progetti sono iniziative temporanee intraprese per creare un risultato con caratteristiche di unicità. Tale differenza risulta più evidente se riprendiamo le caratteristiche base di un progetto come indicato in Prince2®

  1. Un progetto introduce un cambiamento nell’organizzazione committente.
  2. Tutti i progetti sono di natura temporanea, cioè hanno una durata limitata. Infatti, terminano appena il prodotto e/o i servizi da realizzare saranno consegnati. Le attività di routine sono iniziative continuative e producono risultati ripetitivi, con risorse assegnate per svolgere la stessa serie di attività.
  3. I progetti sono interfunzionali: funzioni e competenze diverse devono lavorare insieme. Un unico team comprende personale del cliente e del fornitore.
  4. Ogni progetto è unico. Anche se un’organizzazione realizza progetti simili, questi saranno comunque diversi; diverse le esigenze, diverso il team, diversa la località, diversi gli stakeholder, ecc.
  5. Ogni progetto è caratterizzato da un certo grado di incertezza. Qualsiasi progetto presenta dei rischi maggiori rispetto a quelli presenti nelle attività tradizionali.

Project Management vs

Queste cinque caratteristiche evidenziano in modo chiaro le differenze tra un progetto è le operation. Tuttavia,  ci sono punti di intersezione tra un progetto e le aree operative di un’organizzazione dove vengono svolte le attività di routine. Infatti, i progetti possono incrociare le unità al termine per il rilascio delle risorse, ma anche nella fase iniziale con il trasferimento delle risorse dalle unità al progetto e alla fine di ciascuna fase per il rilascio dei deliverable (parziali) prodotti.

Di questo argomento se ne parlerà ampiamente nei nostri corsi di formazione.

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