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ODV 231

FLUSSO INFORMATIVO E BUDGET PER L'ORGANISMO DI VIGILANZA NEL SISTEMA 231
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ODV 231 : FLUSSO INFORMATIVO E BUDGET PER L’ORGANISMO DI VIGILANZA NEL SISTEMA 231

Concludiamo la trattazione iniziata nei precedenti post sulle funzioni e requisiti dell’Organismo di Vigilanza nel Sistema 231, segnalando due aspetti fondamentali che consentono all’Organismo di svolgere la sua funzione di vigilanza: gli obblighi di informazione nei confronti dell’Organismo e la necessità di un budget.
L’obiettivo delle attività di comunicazione verso l’Organismo di Vigilanza (Organismo, OdV) è quello di informarlo su avvenimenti che potrebbero comportare una responsabilità dell’Ente (Azienda, Impresa) ai sensi del D. Lgs. n. 231/2001 rendendo così possibile lo svolgimento delle sue funzioni. La comunicazione tra l’OdV e l’Azienda è un flusso bidirezionale in quanto l’Organismo comunica con i vertici aziendali e raccogliere eventuali violazioni o irregolarità provenienti dal personale interno all’Impresa e da soggetti esterni.
Riguardo quest’ultimo aspetto occorre infatti chiarire che non solo il personale dalle varie aree funzionali dell’Azienda hanno l’obbligo di informare l’OdV, ma anche i professionisti, i consulenti, i collaboratori, i fornitori e chiunque altro dovesse venire a conoscenza di notizie rilevanti ai fini del D. Lgs. 231. Dunque non solo il personale interno ma anche quello esterno all’organizzazione deve poter informare l’OdV.
A tal fine è importante pertanto disciplinare le modalità di segnalazione verso l’OdV distinguendo tra comunicazione periodica e comunicazione da avviare al verificarsi di particolari eventi.
Nella prima tipologia rientrano ad esempio: i report periodici redatti dai responsabili delle varie aree funzionali dell’Azienda, quali i rapporti in materia di salute e sicurezza sul lavoro; informative su eventuali cambiamenti e/o modifiche dell’assetto organizzativo aziendale; ecc.
La seconda tipologia include le informazioni che devono essere obbligatoriamente e tempestivamente fornite all’OdV al verificarsi di particolari eventi che potrebbero determinare la responsabilità dell’Ente ai sensi del D. Lgs. 231/2001. Quindi appartengono a questa tipologia le segnalazioni di: comportamenti che possano far sorgere il sospetto di commissione di un atto illecito; atteggiamenti non in linea con i principi delineati nel Modello; condotte diverse da quelle indicate nelle procedure o anomalie rispetto alle regole prestabilite nel Modello.
In modo analogo è disciplinata la comunicazione dell’OdV verso l’Azienda. L’organismo comunica ai vertici aziendali il verificarsi di criticità e periodicamente (es. rapporto annuale) fornisce un report in cui illustra i risultati della propria attività, tra cui: i controlli eseguiti e relativo esito; verifiche specifiche e loro esito; indicazione sulla necessità di aggiornamento del Modello; suggerimenti e spunti per il miglioramento; ecc.ODV 231

Un’altro aspetto importante riguarda il budget da assegnare all’Organismo. Dato che il Decreto non fornisce indicazioni esplicite riguardo a una risorsa economica da attribuire all’OdV, le associazioni di categoria nella stesura delle proprie linee guida per l’adozione dei Modelli, riportano la necessità dell’autonomia finanziaria da parte dell’Organismo. Così le Linee Guida di Confindustria stabiliscono che l’organo dirigente, sulla base di una proposta formulata dall’OdV stesso, dovrà assegnare all’Organismo un budget adeguato per affrontare eventuali necessità e permettere, in questo modo, un corretto svolgimento dei suoi compiti.
L’attribuzione di un budget all’OdV rende concreta l’autonomia finanziaria dell’Organismo e attua e garantisce in questo modo i “poteri di iniziativa e di controllo” (Art. 6) previsti nel Decreto.
D’altronde è alquanto improbabile la reale attuazione di un potere di controllo senza la possibilità, da parte dell’OdV, di un utilizzo autonomo di un budget, soprattutto laddove le strutture interne aziendali risultino carenti o inefficaci.

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