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LA GESTIONE DEGLI STAKEHOLDER NELLA UNI ISO 21500

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LA GESTIONE DEGLI STAKEHOLDER NELLA UNI ISO 21500

I recenti eventi di cronaca, riguardo la realizzazione di grandi opere infrastrutturali in Italia, dimostrano quanto sia importante una corretta individuazione e gestione degli stakeholder di progetto. In ogni iniziativa progettuale ci sono delle parti interessate che possono influenzarla in modo positivo o negativo, o possono subire gli effetti del progetto. La capacità del gruppo di project management di individuare e gestire gli stakeholder in modo appropriato può fare la differenza tra successo e insuccesso.

La norma UNI ISO 21500 “Guidance on Project Management”, prevede due processi per una corretta analisi e coordinamento degli stakeholder, questi processi sono:
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– Individuare gli stakeholder;
– Gestire gli stakeholder.
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Il primo utilizza input quali il Project Charter (documento di avvio o project brief) che, fornendo una visione generale del progetto, facilita l’individuazione delle parti interessate, e la struttura organizzativa del progetto, cioè i membri del gruppo di gestione responsabile delle attività di project management. Il risultato del processo è il registro degli stakeholder (Fig.2). Un documento che contiene i dati degli stakeholder identificati, tra cui: informazioni di contatto, ruolo nel progetto, principali aspettative, se lo stakeholder è interno o esterno al progetto, se è un sostenitore un oppositore e così via.

La matrice potere-interesse

Per esaminare gli stakeholder il team di project management utilizza diversi modelli di classificazione, uno di questi è la matrice potere-interesse (Fig.1), che consente di raggruppare gli stakeholder in base al loro livello di autorità sul progetto e di attenzione che questi possono avere in merito ai risultati delle attività progettuali.
Il risultato è una griglia che permette di riunire gli stakeholder per aree, quali:
stakeholder da informare: es. l’opinione pubblica di fronte ad una nuova opera;
stakeholder operativi: cioè coloro che aiutano il team di project management nelle varie fasi di un progetto e quindi hanno un interesse alto ma un potere basso, es. i fornitori.
stakeholder istituzionali: hanno un potere alto sul progetto ma non sono direttamente interessati. Es. le istituzioni, le associazioni di categoria, ecc.
stakeholder chiave: questi hanno un alto interesse e un forte potere sul progetto e pertanto rappresentano un problema se non individuati o se non ben gestiti.

Chiaramente gli stakeholder possono cambiare il proprio interesse o coinvolgimento nel progetto a fronte di azioni di altri stakeholder, appartenenti o meno all’organizzazione di progetto. Il team di project management dovrà relazionarsi con tutti gli stakeholder, comunicare con loro e gestirli. Ma cosa significa gestire gli stakeholder? Innanzitutto diciamo che l’obiettivo ideale del team è trasformare gli stakeholder negativi, cioè coloro che desiderano il fallimento o il mancato raggiungimento degli obiettivi di progetto, in stakeholder positivi, in coloro che auspicano il successo del progetto. Non sempre questo è possibile, gli interessi di uno stakeholder potrebbero essere completamente diversi da quelli del progetto e nessun tentativo di farlo diventare un sostenitore del progetto potrebbe avere successo.

Quindi il responsabile di progetto e il team di project management dovranno operare in modo da evitare che gli stakeholder possano influenzare negativamente il progetto e la sua organizzazione.
Ciò è possibile rivolgendo la dovuta attenzione alle aspettative degli stakeholder e favorendo un adeguato coinvolgimento di tutte le parti interessate, in questo modo si riducono le resistenze al progetto e si aumenta la probabilità di successo.
E visto che l’interesse delle parti interessate può cambiare, è opportuno monitorare il livello di coinvolgimento degli stakeholder e documentare i cambiamenti di livello nel corso del ciclo di vita del progetto, in modo da poter identificare eventuali lacune tra gli attuali livelli e quelli desiderati e avviare, così, ulteriori comunicazioni o specifiche azioni per colmare tali lacune.

Dunque la gestione degli stakeholder ha lo scopo di individuare le problematiche delle parti interessate, risolvere le questioni e rivolgere una adeguata attenzione alle loro attese, così da evitare ostacoli alla realizzazione del progetto. Ciò significa che occorre accogliere e soddisfare, per quanto possibile, le esigenze degli stakeholder, ovvero trasformare queste esigenze in richieste di modifica (Fig.3) al prodotto o al progetto.

LA GESTIONE DEGLI STAKEHOLDER NELLA UNI ISO 21500

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In conclusione, anche se la gestione degli stakeholder può sembrare un argomento astratto e lontano da quelli che sono gli sviluppi quotidiani di un progetto (es. tempi e costi), in realtà saper gestire le dinamiche degli stakeholder fa la differenza nella gestione di un’iniziativa progettuale. Ciò è dimostrato dai tanti progetti che sono falliti a causa di una scarsa o addirittura nulla considerazione degli stakeholder.

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