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Gestione degli stakeholder

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Gestione degli stakeholder e il processo d’identificazione.

Per una efficace gestione degli stakeholder è necessario identificare tutte le persone sia interne che esterne all’organizzazione coinvolta nel progetto. In realtà, un project manager non dovrà solo individuare chi sono gli stakeholder di progetto, ma dovrà rilevare le informazioni necessarie per una loro corretta classificazione in termini di: importanza, interesse, influenza e aspettative. Sapere che una persona all’interno o all’esterno dell’organizzazione che ha commissionato un progetto è una persona cui fare riferimento non è sufficiente. Queste persone per svariati motivi, nel corso del progetto, potrebber o cambiare idea circa un’attività o un deliverable che si sta realizzando, potrebbero non sostenere più gli obiettivi di progetto o persino bloccare le attività.

Il project manager per raccogliere le informazioni necessarie dovrà eseguire una accurata analisi che gli consentirà per ciascun stakeholder: di capire il potenziale supporto o impatto che ognuno di loro potrà generare; di valutare in che modo questi potranno rispondere alle varie situazioni che si presenteranno nel corso del progetto e di; individuare in che misura potranno imporre la loro volontà.
L’analisi consentirà al project manager di mettere in evidenza sia le relazioni che potranno essere sfruttate per costruire alleanze e aumentare in questo modo il successo del progetto, e sia le relazioni che dovranno essere monitorate in modo particolare nei diversi momenti del progetto.
Per eseguire una corretta analisi il project manager procede per step.

Nel primo step, con l’aiuto di esperti, esegue un censimento degli stakeholder, successivamente tramite modelli di classificazione procede al posizionamento degli stakeholder e infine, esegue una valutazione dei modi in cui gli stakeholder potranno reagire alle varie situazioni cosi che da pianificare i modi per ridurre i potenziali effetti negativi.

Il Modello di salienza

Per eseguire un attento posizionamento  il project manager spesso utilizza dei modelli che consentono di classificare gli stakeholder in base a diversi attributi. Alcuni modelli prevedono l’utilizzo di due dimensioni come ad esempio quelli di potere/interesse o potere/influenza, altri di tre o più dimensioni in modo combinatorio, così come nel modello di rilevanza o salience model. (Teoria dell’identificazione degli stakeholder di Mitchell, Agle e Wood – 1997).
Questo modello consente di descrivere gli stakeholder in base a tre elementi d’ importanza: il potere, cioè la capacità di imporre la propria volontà; la legittimità, che riguarda la giustificazione del loro coinvolgimento e; l’urgenza, che riguarda la necessità dello stakeholder di ottenere attenzione immediata o un rapido riscontro alle loro richieste. In base al possesso di uno, di due o di tutti e tre gli attributi gli stakeholder vengono suddivisi in sette tipologie, che vengono raccolti in gruppi di rilevanza.

I gruppi di rilevanza

1) “latenti” gli stakeholder in possesso di un solo attributo, e all’interno di questo gruppo si distinguono tre tipi di stakeholder:

  • dormienti: l’attributo rilevante è il potere. Potrebbero imporre la loro volontà ma non avendo una legittimità non utilizzano il loro potere;
  • discrezionali: l’attributo rilevante è la legittimità, non hanno né il potere né alcuna aspettativa urgente;
  • impegnativi: l’attributo rilevante è l’urgenza. Non sono né pericolosi né legittimi ma vogliono solo ottenere l’attenzione.

2) “con aspettative” se in possesso di due attributi. La combinazione di due su tre attributi porta il project manager ad una maggiore attenzione nei loro confronti. Anche all’interno di questo gruppo si distinguono tre tipi di stakeholder:

  • dominanti: sono potenti e legittimi. Ricevono molta attenzione dal project manager in quanto la loro influenza sul progetto è certa;
  • pericolosi: questi potrebbero risultare “pericolosi” per il progetto in quanto hanno potere e urgenza ma non legittimità, pertanto potrebbero ricorrere a mezzi coercitivi e/o violenti per rivendicare le proprie pretese;
  • dipendenti: poiché dipendono dagli altri stakeholder del progetto, infatti non hanno potere ma hanno aspettative legittime e urgenti.

3) “definitivi” se in possesso di tutti e tre gli attributi. Qualsiasi stakeholder può diventare “definitivo” acquisendo l’attributo che gli manca. Il caso più ricorrente è quando uno stakeholder dominante, dotato di potere e legittimità, avanza un’istanza urgente nei confronti del progetto. Il project manager deve dare una priorità alla richiesta di questo stakeholder che diventa così uno stakeholder definitivo.

Registro degli stakeholder

Il risultato delle attività d’identificazione degli stakeholder termina con la creazione registro degli stakeholder che contiene le informazioni anagrafiche identificative (nominativo, email, telefono, sede ecc.), informazioni valutative (interesse, influenza, aspettative ecc.) e le informazioni derivanti dal modello di rilevanza. Questo registro dovrà essere aggiornato regolarmente poiché nel corso di un progetto gli stakeholder possono cambiare o possono esserne identificati di nuovi.
In conclusione possiamo affermare che il modello di rilevanza o di salienza proposto da Mitchell è un importante strumento che consente di aumentare l’efficacia della gestione degli stakeholder di progetto, in quanto offre al project manager dei criteri che permettono di includere e analizzare tutte le categorie di stakeholder e in questo modo gli consentono di indirizzare le proprie attenzioni a specifici gruppi e migliorare le decisioni.

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